Desde janeiro de 2019, os empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos estão obrigados a enviar informações relativas às empresas - cadastros do empregador e tabelas – pelo eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). 

Por meio do eSocial, os empregadores passam a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. No dia 10 de abril, os empregadores deverão passar a enviar pelo eSocial informações referentes aos trabalhadores e seus vínculos com a empresa (eventos não periódicos).

O cronograma do eSocial foi dividido por grupos e fases de acordo com o porte da empresa para facilitar a sua implantação. Para os empregadores do Simples, pessoa física, produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos a quinta e última etapa está marcada para julho de 2020 (veja o infográfico). 

Para Nelson Barizon, diretor administrativo do Sescap-Ldr, o eSocial simplifica a rotina das empresas. “O eSocial vai englobar todas as informações acessórias enviadas antigamente como Caged, Rais, GFIP. E se espera mais segurança porque o eSocial vai unificar todos os bancos (de dados).” Segundo Barizon, antes, as empresas tinham que enviar as informações sobre trabalhadores ao governo de forma fragmentada. “O sistema (eSocial) traz a vantagem de unificar todas essas informações.”

O eSocial poderá gerar uma dificuldade muito grande às pequenas empresas, já que, nelas as informações geralmente ficam na mão de apenas um responsável, às vezes o próprio dono, afirma Barizon. Mesmo grandes empresas não estavam preparadas para o eSocial, saliente Claudemir Garcia, gerente comercial na Exactus, empresa de sistemas contábeis. 

Segundo ele, muitas empresas ainda não tinham sequer definições sobre algumas informações exigidas pelo eSocial. “Algumas questões de RH muitas vezes grandes empresas já têm prontas, mas a gente não tem”, comentou Wagner Rodrigues, coordenador de Recursos Humanos de uma empresa de refeições coletivas. Um exemplo dado por ele é a descrição de cargos.

Muitas empresas, principalmente as pequenas, também costumavam enviar as informações devidas ao governo com atraso. Um exemplo são dados sobre contratação de funcionários. Com o eSocial, isso não será mais possível, já que o sistema pede que determinados dados sejam informados com antecedência. Caso haja atrasos, a empresa pode estar sujeita a multas e, com o sistema, informações sobre empresas com pendências ficam disponível em tempo real. 

Conforme Garcia, da Exactus, isso causou estranheza e desconforto por parte das empresas, que não estavam acostumadas com isso, e também demandou custos para cumprir as fases previstas no cronograma. “Isso nos traz bastante dificuldade nas contratações, porque às vezes a gerência quer contratar para ontem”, relata o coordenador de RH Wagner Rodrigues. Para Barizon, do Sescap-Ldr, essa mudança vai exigir um planejamento e uma integração entre setores maior por parte das companhias.

Organização

“A gente ficou muito apreensivo quanto ao cronograma”, relatou Rodrigues. O coordenador critica que a regra se estende tanto a pequenas quanto grandes empresas. “A única diferença que fez foi em relação ao cronograma. Isso é muito ruim, porque o grande tem processos desenvolvidos, técnico de segurança, laboratório de fisioterapia, toda a estrutura.”

Em suma, um dos principais cuidados que as empresas precisarão tomar com o eSocial é organizar as informações, fazendo atualizações cadastrais, alerta Barizon. Mas essa estruturação, organização e adequação para o eSocial, no final, trará benefícios para elas mesmas, completa Garcia. E devido à nova dinâmica trazida pelo eSocial, o diretor do Sescap-Ldr avalia que o passivo trabalhista poderá até mesmo reduzir no futuro.