Hoje, não há como um estabelecimento não ter uma máquina de cartão, ou contar com soluções tecnológicas para atender a um público cada vez maior: os que não têm mais cédulas e moedas nas carteiras. De acordo com o Serviço de Proteção ao Crédito (SCP Brasil) e Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), 72% dos donos de estabelecimentos já aceitam o cartão de crédito como forma de pagamento. E todos compartilham das mesmas dificuldades quando o assunto é a conciliação de cartão, o custo de operação para manter as máquinas (44,4%) e a margem de lucro devido às taxas pagas (33,2%).

A conciliação de cartão é a verificação de todas as compras efetuadas em crédito e débito. Nessa comparação, é analisado se cada compra foi aprovada pelas administradoras, dentro do tempo acordado com as operadoras de cartão. Com o setor todo diante de uma crise econômica sem precedentes, qualquer gasto a mais ou a diminuição dos lucros devem ser evitados. E para que isso aconteça, os empresários precisam ter um controle maior das taxas cobradas e das transações efetuadas. Ainda segundo a pesquisa, 20% dos empresários afirmaram terem aumentado os preços para conseguirem pagar as taxas de administração e 19,7% citaram a demora para receber o reembolso do valor vendido.

Mas como ter esse controle entre o que será recebido, se as cobranças estão corretas, além de conferir o aluguel da maquininha e os cancelamentos das operações, se são várias vendas todo dia? Afinal, a maioria dos empresários não pode cuidar apenas da conciliação de cartão. Eles já se preocupam com outros aspectos de gestão, como contato com o fornecedor, gerenciamento da equipe, pagamentos e campanhas de marketing para atrair mais clientes ao estabelecimento. Então, como é feita a conciliação de cartão e quais são os principais documentos para serem levados em consideração?

1. Relatório de vendas

Relatórios são chatos de serem feitos, eu sei. E são vários, não é mesmo? Relatório de fluxo de caixa, de contas a pagar, de produtos e fornecedores, etc. Esse relatório de vendas nada mais é do que o registro de todas as vendas da loja por períodos e é o aspecto mais importante para conseguir verificar as taxas dos cartões e agilizar os recebíveis. O relatório deve conter o tipo de pagamento (se foi crédito ou débito), o Número de Autorização da Transação (NSU), o valor e a data da compra. Esses são os dados que devem ser cruzados com os do Extrato de Venda e Pagamento das operadoras para a realização da conciliação de cartão.

2. Extrato de vendas e pagamentos

O documento é fornecido pela operadora do cartão e informa todas as transações de vendas ocorridas no dia anterior. O Extrato de Pagamento apresenta o registro detalhado dos pagamentos efetuados na data, referente tanto às transações que foram parceladas, ou as vendas em débito ou crédito à vista. Com ele em mãos, é possível filtrar o saldo de lançamentos futuros por datas. E essas informações estão disponibilizadas pelas operadoras na internet. Uma dica para facilitar o acesso aos dados, é solicitar às operadoras de cartão a viabilização dos extratos EDI, sigla para “Electronic Data Interchange”, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, por meio de uma rede de dados contratada. Dessa forma, a conciliação de cartão acaba sendo mais completa e detalhada.

3. Extrato bancário

O extrato bancário mostra com precisão se todos os créditos foram transferidos para a sua conta bancária. Junto aos outros dois documentos devem ser conferidos e verificados todos os dias para que nenhum erro ocorra, tanto pelas operadoras de cartão quanto pelo próprio estabelecimento comercial. Como não há tempo suficiente para realizar essa tarefa diariamente, o ideal é contar com a ajuda da tecnologia.

Sincronizar todas os registros não só é possível como também é gratuito com o auxílio de algumas ferramentas. Uma delas é a Planilha de Conciliação de Crédito, que otimiza o tempo, simplifica o processo e evita que o lojista gaste desnecessariamente não só com as taxas administrativas como com sistemas caros de finanças. Com isso, o empresário conseguirá atentar para outros tipos de tarefas e cuidar do que mais importa para o seu negócio: o cliente.