Ter um negócio próprio, muitas vezes, representa a realização de um sonho. Depois de finalmente colocá-lo em prática, você não gostaria de interrompê-lo, não é mesmo?

Há fatores diversos que podem levar uma empresa à falência e muitos deles estão relacionados às atitudes de seus gestores. Por um lado, essa é uma boa notícia, pois significa que depende muito de você e de suas decisões ser ou não bem-sucedido no projeto.

Para lhe ajudar nesse desafio, vamos citar as melhores práticas de gestão que você deve adotar na condução do seu negócio. Se algo ainda escapa da rotina, é hora de rever suas ações hoje mesmo.

1. Separe as finanças

Vamos partir do básico. O dinheiro que entra através de suas vendas ou pela prestação de serviços é classificado como receita e, dessa forma, pertence à sua empresa. Sim, ela é sua, mas o dinheiro do caixa, não.

Separar as finanças empresariais das pessoais é etapa intransferível de um bom controle financeiro. Isso pode ser especialmente difícil quando se trabalha sozinho, mas a chave está na organização. Da mesma forma que você precisa de um espaço próprio e de um horário delimitado para o trabalho, deve ter disciplina para separar o dinheiro que é seu daquele que pertence ao negócio.

2. Defina um pró-labore

O pró-labore corresponde ao salário que o MEI receberá. Mesmo que trabalhe sozinho, definir esse valor é uma etapa importante também para organizar o caixa e não misturar as finanças.

Para calcular, é preciso conhecer o seu faturamento. Como regra, ele não será superior a R$ 5 mil mensais de média, ou seria necessário se enquadrar como microempresa. Assim, conhecendo quanto sobra no caixa ao fim do mês, você pode ficar com todo esse valor ou reservar uma parte para novos investimentos da empresa, conforme previsto no seu planejamento estratégico.

3. Registre tudo

Você costuma receber seus clientes com um saboroso cafezinho “por conta da casa” - e eles adoram a gentileza. É sempre válido atender bem aqueles que fazem negócios com sua empresa. Mas quanto esse “mimo” custa por mês? Se não sabe dizer e acha que a despesa é muito pequena para merecer atenção, reveja seus conceitos.

Uma pessoa que toma uma xícara de café por dia fora de casa gasta cerca de R$ 1 mil em um ano. Faça um rápido exercício mental e transfira essa realidade para a sua empresa. Será que o caixa não sentirá a falta desse recurso?

Para confirmar, só mesmo registrando tudo o que entra e sai de dinheiro da empresa. Mesmo aquilo que não parece ter um peso significativo pode comprometer seu planejamento financeiro.

Além disso, só a partir dessa tarefa é possível ter uma visão completa do negócio, promovendo ajustes, cortes e definindo metas futuras, que podem variar entre sair do vermelho e expandir a empresa.

4. Use as ferramentas disponíveis

Não há como falar no registro de receitas e despesas sem citar o fluxo de caixa. Essa é uma ferramenta básica para qualquer empresa. Mesmo sendo um MEI, é preciso se dedicar diariamente a ela, inserindo as informações e analisando a partir delas se o negócio caminha para o lucro, prejuízo ou estagnação, por exemplo.

Para quem possui conta em banco, outro instrumento fundamental é a conciliação bancária, responsável por comparar o saldo interno do caixa e seus lançamentos com a movimentação financeira no banco. É a versão moderna e automática daquela conferência manual no extrato.

Mas não pare por aí: para cada processo em sua empresa, existe uma ferramenta capaz de agregar qualidade, organização e ainda resultar em ganho de tempo. As planilhas são um bom exemplo, podendo ser aplicadas para controle de gastos, estoque, vendas, orçamentos, ordens de serviço e até mesmo para o cadastro de clientes.

5. Aposte na tecnologia

As planilhas certamente são importantes para aperfeiçoar a gestão na empresa, especialmente quando você está dando os primeiros passos. Mas conforme sua prática evoluir, perceberá que esse tipo de instrumento não é perfeito, toma tempo e não resolve suas demandas por completo.

É aí que entra a tecnologia e as soluções de um sistema de gestão online. Entre outras vantagens, esse tipo de ferramenta faz no computador ou dispositivo móvel (como seu celular) tudo aquilo que era realizado manualmente. Mas não é só isso: ele agrega funções e integra processos, permitindo a interação entre as diferentes áreas, como o estoque e as vendas.

Para quem trabalha só, como é o caso do MEI, é muito interessante contar com esse recurso. Como o software realiza sozinho ou pelo menos traz grande agilidade às tarefas rotineiras de gestão, sobra mais tempo para se dedicar ao negócio, resultando em dias muito mais produtivos.

5. Aprenda a precificar

Quando a “casa” estiver em ordem e o caixa sob controle, ficará mais fácil ao microempreendedor individual identificar onde e como promover cortes e reduzir despesas.

Se a ideia é competir no mercado com um preço mais baixo que os concorrentes, esse é um caminho obrigatório. Cobrar valores baixos por produtos e serviços sem conhecer seus custos é mais que um tiro no pé: é um atalho para a falência.

Acertar na formação de preços exige do MEI que encontre equilíbrio entre o custo de sua operação (seja produção, venda ou prestação) e o que pede o mercado. Só assim é possível definir um valor justo, competitivo e que ainda proporcione lucro. Nesse desafio, não estabeleça o preço apenas para agradar o cliente, mas não desconsidere aquilo que ele pode e gostaria de pagar.

6. Cumpra com suas obrigações

Você chegou até aqui fazendo tudo certo. Cuida adequadamente do caixa, não perde dinheiro à toa, faz bom uso das ferramentas e encontrou o equilíbrio no seu preço de venda. Se essa é a sua realidade, parabéns! Mas ainda falta um pouquinho para marcar encontro com o sucesso: estamos falando agora das obrigações fiscais e tributárias de um MEI.

Para continuar com seu CNPJ ativo, em situação regular e livre de multas, é preciso pagar até o dia 20 de cada mês o valor fixo do Simples Nacional, que varia entre R$ 45 e R$ 50, conforme a natureza da sua atividade. Ele é destinado ao recolhimento do ICMS ou ISS e ao pagamento da sua contribuição previdenciária, sendo quitado através do Documento de Arrecadação Simplificada do MEI (DAS-MEI).

Anualmente, até 31 de maio, é preciso apresentar a Declaração Anual do Simples Nacional do MEI (DASN-SIMEI), a qual informa a receita bruta total obtida ao longo do ano-exercício anterior e também indica se houve contratação de funcionário no período.

Se tiver um empregado (o limite para o MEI), deve realizar o pagamento mensal de um salário mínimo e, até o dia 7 de cada mês, entregar a Guia do FGTS e Informação à Previdência Social (GFIP), depositar o FGTS (com base em 8% dos vencimentos) e recolher 3% desse salário para a Previdência.

Caso seja um prestador de serviços e negocie com outras pessoas jurídicas, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal. Se a sua atividade envolver produtos, a obrigatoriedade não existe, mas ele também pode lançar o documento, o que é um diferencial importante para atrair clientes. Nesse caso, precisa cumprir com os mesmos requisitos exigidos de outras empresas, o que inclui possuir um sistema emissor e um certificado digital.